KI-Telefonassistent und DSGVO: Worauf Unternehmen achten sollten

Ein KI-Telefonassistent verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Telefonnummern, Terminwünsche und Gesprächsinhalte. Damit gelten die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die gute Nachricht: Mit der richtigen Konfiguration lässt sich ein Assistent datenschutzkonform betreiben. Diese Punkte sollten Sie prüfen.

1. Serverstandort

Je näher die Datenverarbeitung, desto einfacher die Rechtslage. Wir hosten ausschließlich auf deutschen Servern.

2. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Verarbeitet ein Dienstleister Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen AVV nach Art. 28 DSGVO – mit dem Anbieter und für alle eingesetzten Unterauftragsverarbeiter.

3. Transparenz gegenüber Anrufern

Anrufer sollten wissen, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen und wie ihre Daten verarbeitet werden. Eine kurze Ansage zu Beginn und ein Verweis auf die Datenschutzerklärung schaffen Klarheit und Vertrauen.

4. Gesprächsaufzeichnung

Das Aufzeichnen von Gesprächen ist in Deutschland streng geregelt. Aufzeichnungen sollten nur mit gültiger Rechtsgrundlage – in der Regel einer Einwilligung – erfolgen. Häufig genügt es, nur die strukturierten Ergebnisse (z. B. Terminwunsch, Rückrufnummer) zu speichern.

5. Datensparsamkeit und Löschfristen

Erfassen Sie nur, was für die Bearbeitung nötig ist, und legen Sie fest, wann Daten gelöscht werden. Das reduziert Risiken und vereinfacht die Dokumentation.

6. Besonders sensible Daten

Arztpraxen und Kanzleien unterliegen zusätzlich Berufsgeheimnissen. Hier sollte die Konfiguration besonders sorgfältig erfolgen – etwa indem der Assistent sensible Details nicht abfragt, sondern direkt an das Team übergibt.

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.